SMARTWORKING: ESEMPIO DI BUSINESS CONTINUITY

Si parla molto di smart-working, di tele lavoro e conference-call. Una pratica tornata fortemente in attualità a causa dell’emergenza COVID-19. Si tratta di un metodo di lavoro così detto alternativo ma solo se lo contestualizziamo all’interno della mentalità di lavoro classico.

Se allarghiamo gli orizzonti e vogliamo vedere la realtà globale del mondo del lavoro ci accorgiamo da subito che questa operatività è da anni che esiste e che potrebbe essere sfruttata sempre, anche in regime di ordinaria attività professionale.

Facciamo il nostro esempio, quella dalla MV Consulting S.r.l., non perché siamo più bravi di altri ma perché conosciamo bene il nostro metodo di lavoro e possiamo commentarlo correttamente.

MV Consulting S.r.l. è una società multi sede e multi servizio, che opera sia con clienti nazionali che internazionali. Molti dei clienti assistiti hanno a loro volta multi sedi sia sul territorio nazionale che estero. La possibilità di lavorare tramite piattaforme online professionali è una prassi interna consolidata da anni e che spesso, almeno inizialmente, è stata vista con diffidenza dai clienti (italiani soprattutto). Col tempo ne hanno invece apprezzato i vantaggi sia in termini di organizzazione del lavoro sia a soprattutto in termini di costi.

Oggi la modalità del telelavoro è fortemente richiesta e in questo la MV Consulting S.r.l. è avvantaggiata rispetto alla concorrenza in quanto si tratta di un sistema già collaudato e perfettamente conosciuto dal nostro personale.

Gli ultimi esempi di telelavoro in MV Consulting

• Tre audit su schemi GSFI effettuati in conference-call, di cui uno multi sito
• Due analisi di processo per l’avvio di nuovi progetti, effettuati con la partecipazione di un totale di due consulenti interni e due figure aziendali del Committente.
• Un seminario proposto dalla Academy sul nuovo regolamento UE 625/2027 effettuato con partecipanti di diverse regioni.

Questo mette in luce anche un altro aspetto molto importante e spesso sottovalutato, il protocollo di Business continuity.

Che cos’è la Business continuity

La business continuty o continuità operativa è la capacità di una Organizzazione di assicurare la sua operatività in termini di produzione di prodotti, erogazione di servizi, stabilità finanziaria, gestione delle risorse e dei mezzi.

Quali sono gli obiettivi della Business continuity

• Il primo obiettivo è di tipo strategico ovvero garantire la corretta gestione di eventi critici potenzialmente in grado di minacciare la sopravvivenza stessa dell’organizzazione;
• Il secondo obiettivo è di tipo tattico e cioè coordinare le attività e gli sforzi delle diverse funzioni per garantire la continuità operativa dei processi aziendali.
• Infine abbiamo un obiettivo operativo ovvero quello di definire i passaggi fondamentali che devono essere intrapresi in risposta alle emergenze.

Nei protocolli GSFI, e nello specifico se parliamo del food nello schema BRCGS GFSF i8 è legata al requisito 3.11 GESTIONE DEGLI INCIDENTI “L’azienda deve disporre di un piano e di un sistema pienamente operativi per gestire efficacemente gli incidenti […]”.

Certo in questo caso si parla di sicurezza alimentare ma il concetto è il medesimo, ovvero quello di far fronte ad un’emergenza di qualsivoglia natura e grado. Nei requisiti inoltre si parla di “piano” ovvero una serie di attività già schedulate con relative responsabilità e tempistiche al fine di dare immediato avvio alle operazioni volte alla continuità operativa.

I vantaggi di un Business continuity plan

I vantaggi sono notevoli ma i maggiori sono:

• Preservare la crescita, il valore e la reputazione dell’organizzazione e questo conduce ad una maggiore fiducia degli stakeholder;
• Garantire il coordinamento in maniera coordinata delle attività;
• Dimostrare «diligenza» e sostenibilità nella gestione e questo garantisce ai big players di potersi affidare al proprio fornitore anche in caso di emergenza;
• Aumentare e migliorare la capacità competitiva;

I risultati in questo campo, come per altro in molti altri, sono legali alla pianificazione direzionale, all’addestramento del personale e alla disponibilità delle risorse, nonché alla flessibilità operativa e organizzativa.

Sempre facendo riferimento al caso MV Consulting S.r.l. per i motivi già citati, il “passaggio” dal lavoro standard se così lo vogliamo chiamare al telelavoro ha richiesto 4h, ovvero mezza giornata lavorativa dove è si è discusso di:

• Valutazione con tutte le figure aziendali in merito all’opportunità di uno passaggio alla modalità in telelavoro per un 90% delle attività.
• Valutazione delle risorse necessarie (per altro già presenti).
• Allineamento del metodo fra le varie figure aziendali.
• Autorizzazione ufficiale all’avvio del modalità operative e comunicazione ai clienti.

Questo è un caso di attuazione del piano di business continuity che ha portato ai seguenti risultai operativi:

• Mantenimento dell’operatività aziendale.
• Forte limitazione dell’esposizione del personale a rischi di contagio da CODIV-19.
• Riduzione dei costi per i clienti (già provati dalle forti restrizioni del momento.
• Aumento della resa produttiva dei dipendenti in quanto meno stressati e più liberi di organizzarsi il tempo.

Scenari e conclusione

In primo luogo, la solidità di un’Organizzazione si percepisce dalla sua capacità di plasmarsi velocemente alla esigenze del mercato. In secondo luogo, dove vi è una pianificazione di continuità operativa chiara, ben strutturata e condivisa, un’Organizzazione vede opportunità e non rischio in quanto anticipa i tempi e offre soluzioni chiare e spesso premianti.

Infine, alla luce di questo evento storico, nasceranno nuove forme di comunicazione e interazione che porteranno ancora una volta ad una selezione delle competenze e delle capacità.

Il mondo e la vita avanzano…e noi non possiamo fare altro che correre più forte di loro per prevenirle e accoglierle, già pronti.

Un augurio ed un incoraggiamento a tutti coloro che NON si arrendono e non mollano mai!

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Informazioni sull’autore: Marco Valerio Francone

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