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Audit di prima parte

 In Compliance aziendale

Audit interni

L’audit di prima parte o audit interno rappresenta il miglior strumento adottato da un’azienda per verificare la sua posizione in merito ai propri processi e alle proprie performance.

Gli audit interni sono utilizzati dalle migliori Organizzazioni anche per valutare eventuali gap nei processi al fine di meglio concentrare gli investimenti in termini non solo economici ma anche di risorse umane e strutturali.

L’audit di prima parte a livello internazionale invece è richiesto quasi sempre come elemento di compliance negli schemi volontari come ad esempio BRCGS, IFS o anche ISO 9001. Queste norme indicano infatti gli audit interni come requisiti fondamentali per permettere alle Organizzazioni di valutarsi e migliorarsi.

Il processo generale di audit di prima parte è riconosciuto quindi come strumento di sviluppo e miglioramento per l’intero Sistema di gestione dell’Organizzazione ma per essere veramente efficienti, gli audit interni devono avere le seguenti caratteristiche:

  • Essere finalizzati sempre ad uno specifico obiettivo;
  • Essere basati su criteri chiari in modo da essere verificati correttamente;
  • Essere effettuati da personale competente nelle tecniche di audit;
  • Essere effettuati da personale specificamente formato sui criteri e requisiti di audit;
  • Essere effettuati da personale che non ha implicazioni nei processi sottoposti ad audit;
  • Fornire una chiara sintesi di quanto verificato, fornendo chiare evidenze;
  • Devono rilevare non conformità oggettive rispetto ai criteri;
  • Devono essere imparziali.

Effettuare un audit senza tenere presente queste caratteristiche significa aver sprecato risorse e, nel caso peggiore, definire attività successive su una valutazione errata causando nuove inefficienze.

Un caso particolare di ispezione è il Mystery Client, un consolidato metodo di valutazione delle performance aziendali utilizzando come riferimento la norma UNI TS 11312 “Linea Guida per audit in incognito” oltre che i requisiti previsti dalle normative cogenti. Questa specifica modalità viene erogata nell’ambito di diverse categorie di prodotto o servizio ed è particolarmente efficace nell’ambito del rispetto delle procedure interne.

Finalizzare un audit interno

La presenza di un obiettivo e di criteri stabiliti significa avere un chiaro processo da auditare rispetto ad un obiettivo aziendale e sulla base di requisiti stabiliti a priori. Questo porta ad avere un quadro oggettivo della situazione dove, a seguito dei risultati dall’audit, poter lavorare verso il miglioramento. L’attività di audit interno è fondamentale e il suo risultato conduce l’azienda ad operare delle scelte strategiche, soprattutto per chi opera a livello internazionale. 

La competenza dell’auditor

Parliamo chiari, la competenza degli auditors è fondamentale! La buona riuscita in termini strategici di un’attività di audit di prima parte si basa su due principi:

  1. capacità del valutatore nel sapere cogliere evidenze oggettive che possano aiutare l’azienda a migliorarsi;
  2. l’imparzialità del valutatore in modo da fornire dati oggettivi.

Un auditor competente conosce dettagliatamente le tecniche di audit (ISO 19011) ma soprattutto il campo di audit ovvero i requisiti (norme cogenti e volontarie) che compongono il contesto aziendale. Non considerare questi aspetti nella scelta degli auditor significa chiedere un di realizzare un progetto a figure tecniche che nella vita fanno un altro mestiere..un progetto sul quale l’azienda investirà risorse.

Un altro aspetto fondamentale è l’imparzialità dell’auditor che rappresenta spesso un valore aggiunto. Investire su un auditor esterno che verifica il proprio processo interno, significa prima di tutto accettare un punto di vista nuovo che può portare spesso innovazione. La competenza di un valutatore che opera per 300gg/Anno su diverse realtà può anche fornire spunti utili non visibili da un occhio interno, assuefatto alla propria realtà.

Quando è necessario un audit a fornitore

L’approccio agli audit di prima parte dovrebbe essere sempre adottato da un’Organizzazione che opera in prevenzione del rischio sia igienico sanitario che economico.

Ogni azienda inoltre decide di effettuare un audit interno secondo la propria valutazione dei rischi ma anche in presenza di certificazioni volontarie che ne chiedono l’esecuzione come requisito fondamentale per poter crescere e migliorarsi.

Il metodo di audit della MV Consulting

MV CONSULTING esegue attività di audit interni o audit di prima parte per un totale di circa 180 giornate di audit ogni anno su industrie sia nazionali che UE. Essendo sul mercato da circa un decennio, annoveriamo più di 1000 audit condotti.

Nel suo staff interno la MV Consulting annovera due figure tecniche in possesso di qualifica di Lead Auditor BRCGS a livello global, qualifiche come Auditor IFS oltre al fatto che tutti i consulenti interni sono qualificati come auditor per il mercato nazionale ed internazionale. MV Consulting è partner di primari enti di certificazione mondiale e fornitore di gruppi della GDO e aziende alimentari e del food packaging con catene di fornitura sia europee che extra UE.

Il nostro metodo negli audit interni prevede un’analisi preliminare da effettuarsi con il Committente:

  1. Definizione del programma di audit di prima parte: dove si valutano il campo di applicazione, i requisiti, i processi da auditare, il numero di audit necessari, le tempistiche e l’estensione territoriale.
  2. Analisi delle figure tecniche: il Committente viene informato delle figure tecniche che svolgeranno il mandato così da avere la garanzia sulle competenze tecnica degli auditor MV Consulting.
  3. Elaborazione del piano di audit: Per ogni sessione viene stabilito e condiviso con il Committente il piano di audit. Il documento viene condiviso solo con la parte direzionale e non operativa al fine di poter effettuare il mandato nelle normali condizioni di operatività aziendale.
  4. Presentazione della documentazione di audit: Il Committente riceverà per ogni audit eseguito un rapporto di audit completo della valutazione generale del singolo processo e della situazione generale oltre ad un elenco degli eventuali rilievi emersi.
  5. Tutela dei dati sensibili e del segreto industriale: Questo documento viene condiviso fra le parti al fine di garantire che nessuna informazione sensibile, documentale e/o audiovisiva, sarà acquisita durante l’audit interno, salvo autorizzazione.

I nostri principi

MV Consulting Srl fonda la propria attività di audit ed i propri riconoscimenti dal mercato, sui seguenti principi: 

  • Adeguata Professionalità: gli Auditor che svolgono il processo di audit sono specificamente ed altamente qualificati, addestrati e operanti nel settore dove sono chiamati a svolgere l’audit.
  • Indipendenza: gli Auditor che svolgono il processo di audit garantiscono il principio di indipendenza dalle parti interessate ovvero non hanno ruoli e/o svolgono attività dirette sui processi sottoposti ad audit. Questo assicura l’imparzialità nel giudizio finale, ottenuto attraverso l’obiettività di pensiero e giudizio.
  • Imparzialità: L’essere indipendente assicura all’auditor incaricato di condividere le osservazioni ed i rapporti di audit in modo imparziale e riflettendo fedelmente la situazione sottoposta ad audit. Anche questa caratteristica è fondamentale al fine di poter operare scelte in totale obiettività da parte del committente.
  • Integrità: Il comportamento etico ed il rispetto del mandato nonché del fornitore sono alla base del nostro successo. MV Consulting sottoscrive uno specifico accordo per il rispetto dei dati, delle informazioni e delle tecnologie, prima di avviare l’attività.
  • Approccio basato sull’evidenza: gli Auditor MV Consulting forniscono sempre un risultato professionale e oggettivo basato su evidenze dimostrabili ed evidenti. Il giudizio finale si baserà quindi su campioni delle informazioni disponibili e verificabili. Il personale opera in conformità alla norma ISO 19011.
  • Aggiornamento costante: gli Auditor MV Consulting seguono un programma interno di calibrazione trimestrale oltre che aggiornamenti tecnici presso enti di certificazione internazionale al fine di mantenere constante l’eccellente livello di professionalità e competenza.