Gli audit a fornitore come metodo di prevenzione

Gli audit a fornitore o audit di seconda parte sono uno strumento essenziale per garantire una catena di fornitura di alto valore e costante nel tempo. Gli audit a fornitore sono determinati e pianificati sulla base di fattori legati alla necessità aziendale

di limitare le problematiche prima che il prodotto arrivi presso l’azienda, ma anche della  necessità di garantire la compliance ai requisiti di specifici standard di prodotto e di processo.

Ne è un esempio il capitolo 3.5 dello standard GSFS BRC dove sono specificate le necessità di gestione della catena di fornitura. La certificazione BRC come al contempo lo standard IFS Food ma non solo, richiedono che il processo di selezione e qualifica dei fornitori preveda la valutazione dei seguenti punti:

  • Valutazione del rischio della materia prime o imballaggio acquistato
  • Status del fornitore a livello di gestione dei rischi
  • Valutazione della catena di fornitura della materia prime o imballaggio acquistato
  • Classificazione del rischio del fornitore
  • Necessità o meno di condurre audit a fornitore
  • Monitoraggio delle performance del fornitore (anche attraverso audit).

Questi aspetti rappresentano, a prescindere dallo standard GSFS BRC o IFS Food o altro standard similare, una sequenza di requisiti che una corretta gestione dei fornitori dovrebbe prevedere.

Gli audit a fornitore rappresentano solo uno dei processi che un’azienda può implementare al fine di mantenere costante il proprio livello di qualità.

Le caratteristiche di un auditor:

Gli audit a fornitore necessitano di specifici requisiti al fine che siano efficaci ed efficienti nel tempo. In primo luogo risulta fondamentale la competenza del valutare. Chi detiene il ruolo di Lead Auditor deve dimostrare almeno le seguenti competente ad attitudini:

  1. Competenza nelle tecniche di audit;

  2. Conoscenza delle principali normative del settore oggetto dell’audit;

  3. Competenza nella norma di riferimento alla quale è tenuto a rispondere (se standard privato);

  4. Capacità di interagire con tutte le funzioni aziendali;

  5. Esperienza pregressa in audit similari;

  6. Aver eseguito audit in affiancamento in numero sufficiente;

  7. Capacità di leadership;

  8. Capacità di sintesi.

Queste caratteristiche sono anche quelle che dovrebbero essere presenti in una procedura interna che determina le “competenza degli auditor” tenuti ad eseguire audit di prima e seconda parte.

Parliamo infine di competenza in quanto unione di conoscenza ed esperienza; solo con questo connubio sarà possibile massimizzare e ottimizzare l’esecuzione degli audit a fornitore.

Perchè eseguire gli audit a fornitore.

Gli audit a fornitore sono uno strumento essenziale per la corretta valutazione della catena di fornitura e per una corretta selezione dei fornitori. Certamente l’esecuzione di audit a fornitore non è sempre possibile in quanto necessita anche di tempo legato a trasferte e redazione documentale. Una soluzione è quella di esternalizzare il processo, ovvero affidarsi a strutture esterne competenti e che svolgono su specifica commessa questa importante attività.

Quali sono i vantaggi di un supporto esterno.

I vantaggi di richiedere un supporto esterno per le attività di audit a fornitore sono molti  e molto spesso ignorati, vediamo di analizzarne alcuni:

  1. Competenza degli auditor: come abbiamo ricordato sopra, gli auditor devo garantire competenza specifica non solo nella conoscenza delle tecniche di audit, bensì nel settore e verso quei prodotti e processi che sono chiamati a verificare. Affidare a personale debitamente formato  che esegue periodicamente verifica che rima o seconda parte, può essere un importante valore aggiunto.
  2. Imparzialità dell’auditor: Un auditor esterno all’azienda non ha alcune implicazione nelle dinamiche aziendali, questo garantisce un’attività imparziale ed una valutazione del fornitore oggettiva. Questa caratteristica potrebbe essere utilizzata anche per capire le reali capacità del fornitore a soddisfare i requisiti previsti, senza basarsi solamente su documenti o dichiarazioni precedentemente acquisite.
  3. Standardizzazione del processo: Affidare a professionisti esterni la gestione degli audit a fornitore significa anche utilizzare il medesimo metodo di valutazione su tutti i fornitori. L’eventuale società che esegue gli audit infatti utilizzerà il proprio metodo ogni qual volta gli sarà affidato un nuovo incarico, questo garantisce quindi una standardizzazione del metodo di valutazione e quindi anche la capacità di comparazione dei risultati fra vari fornitori.
  4. Limitazione dei tempi: Ogni audit a fornitore prevede la gestione del piano di audit, l’esecuzione della verifica e o delle verifiche presso il fornitore, la redazione di un rapporto di audit, il tutto precedentemente concordato con il committente. In questo modo il personale aziendale non dovrà dedicare tempo ne alla preparazione ne al lavoro di back office. Nel metodo MV CONSULTING infatti il committente incarica l’esecuzione dell’audit e come risultato riceve solamente il rapporto di verifica con la valutazione del fornitore, a tutto vantaggio dei tempi di gestione interna.
  5. Gestione dei costi: Il costo delle attività di audit è stabilito in sede iniziale di contratto, quindi il committente conosce da subito il budget necessario alla verifica e monitoraggio del parco fornitori.
  6. Garanzia di risultato: MV CONSULTING esegue audit a fornitore da oltre 10 anni sia sul territorio nazionale che in UE. Con più di 500 audit eseguiti su diverse realtà industriali alimentari, possiamo affermare con certezza che l’esecuzione di verifiche sui propri fornitori rappresenta un risultato enorme in termini di miglioramento del parco fornitori. Questa consapevolezza è nata dal vedere nei nostri committenti, miglioramenti continui nel tempo sulla gestione delle forniture, nonché nella gestione dei fornitori stessi.

A chi rivolgersi.

Affidare la verifica di un proprio fornitore è un processo basato non solo sulla competenza ma anche sulla fiducia, sulla stima e sulla consapevolezza che i risultati comunicati potrebbero influenzare le nostre scelte.

Il supporto di MV CONSULTING

Il nostro metodo è stato già apprezzato da oltre 40 realtà industriali, le quali ci hanno affidato in principio piccole commesse che col tempo sono però evolute in un servizio di selezione, valutazione e monitoraggio costante e sempre più specializzato.

Ad oggi abbiamo all’attivo più di 500 audit sui settori Food, Food Packaging, Logistica e distribuzione, settore primario e Pest control.

Inoltre per tutto il mese di giugno e luglio 2017 puoi usufruire dei nostri servizi in PROMOZIONE con un notevole vantaggio anche economico, sulla gestione in out sourcing degli audit a fornitore.

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