Audit a fornitore

L’audit di seconda parte o audit per la qualifica e monitoraggio del fornitore rappresenta un elemento di grande importanza nel processo di gestione della catena do fornitura.

Oggi in un mercato che è fortemente correlato alle economie di tutto il mondo, la gestione dei fornitori rappresenta uno dei processi fondamentali per un’azienda in quanto assorbe risorse e impatta in modo significato sui costi aziendali.

La qualifica e valutazione dei fornitori rappresenta una scelta strategica che ha lo scopo di ottimizzare il processo di approvvigionamento, garantendo nel tempo:

• rispetto delle normative cogenti e volontarie da parte dei fornitori
• alte performance da part del parco fornitori
• riduzione dei costi legati alla catena di fornitura
• ottimizzazione delle risorse interne per il controllo delle forniture
• capacità di stabilire accordi commerciali basati su dato oggettivi

Per ottenere dei vantaggi dai propri fornitori è necessario stabilire dei criteri e sottoporre i propri fornitori a processi di controllo mediante i così detti audit ai fornitori o audit di seconda parte.

Questo processo sempre più utilizzato dalle aziende si svolge attraverso un preciso protocollo pre-concordato e validato dove oltre ai requisiti devono essere presenti competenze elevate.

Gli audit di seconda parte infatti hanno l’obiettivo di valutare eventuali gap sia tecnici che normativi del fornitore rispetto alle normative applicabili e ai contratti controfirmati dalle parti.

L’audit di seconda parte a livello internazionale invece è richiesto quasi sempre come elemento di compliance negli schemi volontari come ad esempio BRCGS, IFS o anche ISO 9001. Queste norme indicano infatti gli audit a fornitore come elemento preponderante in fase di qualifica e monitoraggio delle performance del fornitore stesso. Il processo generale di audit di seconda parte è riconosciuto quindi come strumento di sviluppo e miglioramento per l’intero Sistema di gestione dell’Organizzazione del suo parco fornitori.

Per essere svolti correttamente e portare davvero un beneficio all’Azienda, gli audit a fornitore devono avere le seguenti caratteristiche:

• Essere finalizzati sempre ad uno specifico obiettivo;
• Essere basati su criteri chiari in modo da essere verificati correttamente;
• Essere effettuati da personale competente nelle tecniche di audit;
• Essere effettuati da personale specificamente formato sui criteri e requisiti di audit;
• Essere effettuati da personale che non ha implicazioni col fornitore;
• Fornire una chiara sintesi di quanto verificato, fornendo chiare evidenze;
• Devono rilevare non conformità oggettive rispetto ai criteri;
• Devono essere imparziali.

Effettuare un audit a fornitore senza tenere presente queste caratteristiche significa aver sprecato risorse e, nel caso peggiore, ponderare scelte commerciali in merito alle forniture su una valutazione errata causando nuove inefficienze e incidendo negativamente sui costi.

La competenza dell’auditor

La buona riuscita in termini strategici di un’attività di audit verso un fornitore si basa su due principi:

1. capacità del valutatore nel sapere cogliere evidenze oggettive che possano aiutare a migliorare il processo di selezione, qualifica e monitoraggio dei fornitori;
2. imparzialità del valutatore in modo da fornire dati oggettivi.

Un auditor competente conosce dettagliatamente le tecniche di audit (ISO 19011) ma soprattutto il campo di audit ovvero i requisiti (norme cogenti e volontarie) che operano nel contesto di fornitura.

Ulteriore fattore da considerare è l’esperienza in campo ovvero il numero e le realtà che per sua professione, ha già verificato e auditato. Non considerare questi aspetti nella scelta degli auditor significa chiedere di realizzare un progetto a figure tecniche che nella vita fanno un altro mestiere..un progetto sul quale l’azienda investirà risorse.

L’imparzialità dell’auditor invece rappresenta spesso un valore aggiunto al pari dell’esperienza in campo. Investire su un auditor esterno che verifica il fornitore senza conoscere le implicazioni aziendali e i termini delle forniture, significa prima di tutto accettare un punto di vista nuovo che può portare spesso innovazione. La competenza di un valutatore che opera per 300gg/Anno su diverse realtà può anche fornire spunti utili non visibili da un occhio interno, abituato a dinamiche standardizzate.

Quando si rende necessario un audit a fornitore

L’approccio agli audit di seconda parte dovrebbe essere sempre adottato da un’Organizzazione che opera in prevenzione del rischio lungo la sua filiera, sia per quanto riguarda la sicurezza dei prodotti ama anche in un’ottica di razionalizzazione delle risorse.

Ogni azienda inoltre decide di effettuare un audit verso i fornitori secondo la propria valutazione dei rischi sulla catena di fornitura oltre che in base alla presenza/assenza di certificazioni volontarie che ne chiedono l’esecuzione come requisito di qualifica.

Proprio una valutazione oggettiva del rischio di fornitura rappresenta un primo passo concreto verso il miglioramento del progetto di approvvigionamento e, spesso, suggerisce già quale sia il miglior approccio operativo.

Il metodo di audit della MV Consulting

MV Consulting Srl esegue attività di audit a fornitore per un totale di circa 120 giornate di audit ogni anno su industrie sia nazionali che UE. Essendo sul mercato da circa un decennio, annoveriamo più di 1000 audit condotti.

Nel suo staff interno la MV Consulting annovera due figure tecniche in possesso di qualifica di Lead Auditor BRCGS a livello global, Qualifiche da Audit IFS oltre al fatto che tutti i consulenti interni sono qualificati come quditor per il mercato nazionale ed internazionale. MV Consulting Srl è partner di primari enti di certificazione mondiale e fornitore di gruppi della GDO e aziende alimentari e del food packaging con catene di fornitura sia europee che extra UE.

Il nostro metodo negli audit interni prevede un’analisi preliminare da effettuarsi con il Committente:

1. Definizione del programma di audit verso il fornitore: dove si valutano il campo di applicazione, i requisiti, i processi da auditare, il numero di audit necessari, le tempistiche e l’estensione territoriale.
2. Analisi delle figure tecniche: il Committente viene informato delle figure tecniche che svolgeranno il mandato così da avere la garanzia sulle competenze tecnica degli auditor MV Consulting.
3. Elaborazione del piano di audit: Per ogni fornitore viene stabilito e condiviso con il Committente il piano di audit. Il documento viene condiviso successivamente con il fornitore oggetto di verifica al fine di poter effettuare il mandato in totale trasparenza e spirito collaborativo.
4. Presentazione della documentazione di audit: Il Committente riceverà per ogni audit eseguito un rapporto di audit completo della valutazione generale del singolo processo e della situazione generale del fornitore oltre ad un elenco degli eventuali rilievi emersi.
5. Tutela dei dati sensibili e del segreto industriale: Questo documento viene condiviso fra le parti al fine di garantire che nessuna informazione sensibile, documentale e/o audiovisiva, sarà acquisita durante l’audit interno, salvo autorizzazione.

I nostri principi

MV Consulting Srl fonda la propria attività di audit ed i propri riconoscimenti dal mercato, sui seguenti principi: 

• Adeguata Professionalità: gli Auditor che svolgono il processo di audit sono specificamente ed altamente qualificati, addestrati e operanti nel settore dove sono chiamati a svolgere l’audit.
• Indipendenza: gli Auditor che svolgono il processo di audit garantiscono il principio di indipendenza dalle parti interessate ovvero non hanno ruoli e/o svolgono attività dirette sui processi sottoposti ad audit. Questo assicura l’imparzialità nel giudizio finale, ottenuto attraverso l’obiettività di pensiero e giudizio.
• Imparzialità: L’essere indipendente assicura all’auditor incaricato di condividere le osservazioni ed i rapporti di audit in modo imparziale e riflettendo fedelmente la situazione sottoposta ad audit. Anche questa caratteristica è fondamentale al fine di poter operare scelte in totale obiettività da parte del committente.
• Integrità: Il comportamento etico ed il rispetto del mandato nonché del fornitore sono alla base del nostro successo. MV Consulting Srl sottoscrive uno specifico accordo per il rispetto dei dati, delle informazioni e delle tecnologie, prima di avviare l’attività.
• Approccio basato sull’evidenza: gli Auditor MV Consulting Srl forniscono sempre un risultato professionale e oggettivo basato su evidenze dimostrabili ed evidenti. Il giudizio finale si baserà quindi su campioni delle informazioni disponibili e verificabili. Il personale opera in conformità alla norma ISO 19011.
• Aggiornamento costante: gli Auditor MV Consulting Srl seguono un programma interno di calibrazione trimestrale oltre che aggiornamenti tecnici presso enti di certificazione internazionale al fine di mantenere constante l’eccellente livello di professionalità e competenza.